Transfert d'e-mails

Chaque fois que quelqu’un réserve dans votre boutique, la réservation apparaît à plusieurs endroits : dans la vue de disposition, dans le tableau de bord et dans la liste des commandes. Mais pour tout cela, vous devez ouvrir Rentware.

Le meilleur moyen d’être toujours informé d’une réservation sans ouvrir Rentware est de vous envoyer simplement une copie de l’e-mail de confirmation de réservation. Cet e-mail contient toutes les données utiles de la réservation et, comme c’est un simple e-mail, vous pouvez le recevoir en notification push sur votre téléphone.

Pour cela, vous pouvez créer ce que nous appelons un « canal » dans les paramètres de transfert d’e-mails. Ces canaux peuvent transférer non seulement l’e-mail de confirmation de réservation, mais tous les e-mails envoyés depuis votre compte. Vous pouvez créer plusieurs canaux pour différents usages et définir, dans chacun, pour quels articles il doit se déclencher.

Voyons 2 exemples courants :

Canal à usage général

La plupart de nos clients créent un canal qui se déclenche pour chaque réservation et leur transfère l’e-mail de confirmation ou d’annulation. Vous êtes ainsi toujours informé lorsqu’une nouvelle réservation est créée, ou lorsque vous ou l’un de vos collègues annulez une réservation.

Pour le configurer, ouvrez les paramètres de transfert d’e-mails et cliquez sur « Ajouter un canal » :

Un formulaire s’affiche, avec les champs suivants :

Nom du canal Il sert uniquement à vous repérer. Vous pouvez simplement l’appeler « Canal principal ». Nous verrons plus loin pourquoi c’est important.

Types de messages Ce champ à sélection multiple détermine quels e-mails sont transférés par ce canal. Comme nous créons ici un simple canal à usage général, nous sélectionnons Confirmation de commande et Annulation de commande.

Objets Pour chaque type de message, vous devez définir l’objet de l’e-mail transféré. Pour l’instant, mettons par exemple « Nouvelle commande » et « Nouvelle annulation ».

Catégories et articles Cliquez ici sur « Modifier » pour déterminer pour quels articles ce canal doit se déclencher. La logique est la suivante : chaque fois qu’un e-mail est envoyé à un client, le canal vérifie quels articles se trouvent dans le panier de la réservation concernée. Si celui-ci contient un ou plusieurs des articles recherchés par le canal, il se déclenche.

Pour obtenir le comportement voulu, nous pouvons donc faire en sorte que tous nos articles principaux, c’est-à-dire ceux que l’on peut réserver à la première étape de réservation, partagent une même catégorie. Votre compte contient déjà un tag « fourre-tout » qui, pour les comptes en anglais, s’appelle « main object ». Utilisons-le.

Attention : vous devez vous assurer que tous les articles de la première étape de réservation ont bien ce tag / cette catégorie, sinon le canal risque de ne pas se déclencher.

Destinataires : indiquez simplement ici où envoyer cet e-mail transféré. Ce peut être votre adresse e-mail générale (généralement du type info@votreentreprise.com) ou une adresse créée spécialement pour cet usage, par exemple reservations@votreentreprise.com. Votre boîte de réception habituelle n’est ainsi pas remplie par ces e-mails transférés.

Au final, votre canal ressemblera à ceci :

Vous pouvez ensuite l’enregistrer avec le bouton vert en haut à droite. Votre canal est alors déjà actif et commence à transférer.

Canal pour un usage précis

Maintenant que nous avons un canal à usage général, nous pouvons en créer d’autres pour des besoins plus spécifiques.

Un exemple possible :

Transfert des factures à des fins comptables : certains de nos clients aiment transférer toutes les factures envoyées depuis leur compte Rentware vers une adresse du type facture@. Vous pouvez ensuite les envoyer à un outil de comptabilité ou simplement les enregistrer localement pour les avoir réunies au même endroit. Pour cela, configurez un canal exactement comme ci-dessus, mais en sélectionnant le type de message « Facture ». La même logique s’applique, par exemple, aux e-mails de protocoles, si vous voulez les rassembler en un point central.

Un autre exemple :

Transfert par article pour des services précis : certains de nos clients aiment transférer un e-mail lorsqu’un article complémentaire précis est réservé. Imaginons que vous gérez une entreprise de location de voitures et qu’un collègue nommé Dave s’occupe des assurances premium. Dave pourrait consulter toutes les réservations pour voir si quelqu’un a réservé l’objet « Assurance premium », ou bien vous pouvez simplement indiquer que, dès que cet objet est réservé, et seulement dans ce cas, l’e-mail de confirmation de réservation est transféré à Dave. Pour cela, donnez à l’assurance premium un tag comme « Premium » et créez un canal qui envoie la confirmation et l’annulation de réservation à « Dave@votreentreprise.com ».