Modèles d'e-mails
Dernière mise à jour:
Rentware automatise la communication avec vos clients par e-mail. Vous définissez le contenu exact de ces messages dans les paramètres e-mail.
Vous y trouvez le bloc « Modèle ». Le premier champ est la liste « Type d’e-mail » :
Elle vous permet de choisir l’e-mail à modifier.
Vous avez le choix entre les types d’e-mail suivants :
E-mail de confirmation Pied de page E-mail de facture E-mail d’annulation E-mail de contrat E-mail de carte cadeau E-mail de protocole de retrait E-mail de protocole de clôture E-mails de notification Échec du paiement SEPA Avis d’échéance de paiement E-mail de confirmation récurrent Échec du paiement récurrent E-mail d’offre
Nous les verrons un par un dans un instant. Voyons d’abord ce qu’ils ont en commun :
Image d’en-tête
Pour chaque modèle d’e-mail, vous pouvez téléverser une image d’en-tête propre, même si l’on utilise en général la même pour tous. Cette image doit être un visuel d’en-tête avec votre logo ou votre identité visuelle. Elle apparaît en haut de l’e-mail. Nous recommandons une image au rapport largeur/hauteur de 3,5 : 1 ou 4 : 1.
Langue :
Si plusieurs langues sont activées, vous pouvez rédiger le contenu de chacune en passant de l’une à l’autre avec la liste « Langue ».
Dans cet exemple, l’anglais (Royaume-Uni) et l’allemand (Allemagne) sont activés. Lorsqu’un client réserve avec les widgets de réservation réglés sur l’allemand, il reçoit la version allemande ; avec les widgets réglés sur l’anglais, il reçoit la version anglaise.
Variables :
Dans tous les e-mails, vous pouvez utiliser des variables pour insérer des données de réservation ou de client. Vous trouvez toutes les variables disponibles, avec une petite explication, en cliquant sur le bouton « Afficher les variables » juste sous la liste des langues.
Examinons maintenant les modèles les plus importants. Nous en omettons certains, car ils sont très spécifiques ou fonctionnent le mieux tels quels. Si vous avez des questions à leur sujet, contactez-nous.
E-mail de confirmation : c’est le plus important, car c’est celui que vos clients reçoivent lorsqu’ils créent une réservation. Il offre de nombreuses options et il y a beaucoup à en dire, c’est pourquoi nous lui avons consacré un article séparé : -> E-mail de confirmation de réservation
E-mail de notification : les e-mails de notification sont automatiques et peuvent être programmés par rapport à l’heure de début et de fin de la réservation. Pour l’expliquer en détail, nous avons rédigé un article séparé : -> E-mails de notification
Pied de page : ce n’est pas vraiment un type d’e-mail, mais une partie de tous les e-mails. C’est simplement un champ de saisie pour le pied de page, qui apparaît tout en bas de tous les e-mails. Vous pouvez y mettre par exemple vos coordonnées bancaires. Si cela ne vous concerne pas, vous pouvez l’ignorer.
E-mail de facture : l’e-mail de facture est envoyé lorsque vous cliquez sur Actions -> Envoyer l’e-mail de facture dans une réservation. La facture y est toujours jointe. Il y a généralement peu à dire, à part une formule de politesse et quelques mots aimables. Sauf besoin particulier, vous pouvez conserver le texte fourni avec votre compte.
E-mail de contrat : identique à l’e-mail de facture, mais pour le contrat.
E-mail d’annulation : comme son nom l’indique, cet e-mail est envoyé lorsque vous annulez une réservation et choisissez d’envoyer une confirmation d’annulation. Là aussi, il suffit en général d’une formule de politesse et de quelques mots aimables.