E-mail de confirmation de réservation

L’e-mail de confirmation de réservation est sans doute le point de communication le plus important. C’est ce que le client reçoit lors de sa réservation. Il contient les articles réservés, la période de réservation et le montant de la location.

Vous le trouverez dans les paramètres des e-mails.

Il propose de nombreuses options sous forme de cases à cocher, pour s’adapter à différents cas d’usage. Passons-les en revue.

Joindre le contrat à l’e-mail Si cette case est cochée, un contrat au format PDF est généré et joint à l’e-mail. Pour en savoir plus sur ce contrat PDF, consultez notre article : -> Documents

Joindre les CGV à l’e-mail Même principe que ci-dessus, mais avec un PDF des conditions générales. Pour en savoir plus, consultez de nouveau notre article : -> Documents

Joindre un code QR à l’e-mail Si cette case est cochée, un code QR est joint à l’e-mail. En tant qu’utilisateur de Rentware, vous pouvez scanner ce code QR à l’arrivée du client pour accéder directement à la réservation. Vous pouvez le faire depuis un téléphone ou une tablette avec la -> fonction code QR

Ne pas envoyer automatiquement au client Si cette case est cochée, l’e-mail n’est pas envoyé automatiquement au client. Il n’est envoyé que si vous ouvrez la réservation et choisissez de l’envoyer via Actions -> Envoyer l’e-mail de confirmation. Cette option sert lorsque vous utilisez Rentware pour recueillir une demande de réservation que vous devez d’abord vérifier avant de la confirmer au client. C’est un cas plutôt rare, pertinent uniquement pour le B2B. Dès que vous proposez des paiements en ligne, et en général pour presque tous les cas B2C, cette case doit rester décochée.

Ne pas envoyer automatiquement aux canaux Même principe que ci-dessus, mais pour l’envoi de l’e-mail vers les canaux (transfert d’e-mails). Il est généralement recommandé de laisser ce paramètre désactivé. Pour en savoir plus, lisez notre article : -> Transfert d’e-mails

Créer la facture à la commande et l’envoyer avec la confirmation de commande Si cette case est cochée, une facture est générée automatiquement à la création de la réservation et jointe à l’e-mail de confirmation. Nous vous recommandons vivement de laisser cette option désactivée. Le problème : une fois la facture créée, vous ne pouvez plus modifier la réservation. Vous ne pourriez donc plus changer la période, les articles, les coûts, etc. Sauf raison très précise d’utiliser cette fonction, laissez donc cette case décochée.

Joindre un fichier iCal à l’e-mail Si cette case est cochée, un fichier iCal est joint à l’e-mail. Il s’agit d’un petit fichier qui, lorsqu’on clique dessus, ouvre le calendrier du client et lui permet de créer instantanément un événement pour la réservation. C’est surtout une question de goût : certains apprécient l’iCal, d’autres peuvent être déroutés. Vous pouvez le laisser activé ou non, cela n’a pas beaucoup d’importance pour la plupart des clients.

Afficher les ID des sous-articles Si cette case est cochée, les identifiants précis de l’article réservé s’affichent dans l’e-mail. Si vous avez par exemple un article « Porsche Taycan » avec 2 sous-articles, vous donnez généralement à ces sous-articles un identifiant qui sert de repère clair. Pour des voitures, ce serait la plaque d’immatriculation. Cette case détermine si cet identifiant (ici la plaque) apparaît ou non dans l’e-mail. En cas de doute (ou si cela ne vous semble pas utile), laissez simplement la case décochée.

Voyons maintenant les :

Champs de texte

Vous disposez de plusieurs champs de texte dont le contenu s’affiche à différents endroits de l’e-mail de confirmation.

Par souci de concision, nous ne verrons que les plus importants :

Introduction : C’est le champ le plus important. Vous y placez en général un message d’accueil et les informations utiles pour le client. Votre compte contient déjà un texte d’exemple, qui suffit le plus souvent. Si vous avez des informations spécifiques à communiquer, vous pouvez les ajouter ici : par exemple des précisions sur votre fonctionnement, un lien Google Maps vers votre site, une vidéo explicative, etc.

Adresse : Ce champ apparaît en bas à gauche de l’e-mail. Votre compte contenait déjà un contenu pour ce champ

#{{Location.Label}}<br> #{{Location.Street}} #{{Location.HouseNumber}}<br> #{{Location.ZipCode}} #{{Location.City}}<br>

Nous recommandons généralement de le laisser tel quel. Le nom, la rue, le numéro, le code postal et la ville de votre site sont alors imprimés dans l’e-mail. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des informations, comme un lien Google Maps.

Contact : Ce champ apparaît à côté de l’adresse dans l’e-mail. Là encore, votre compte contenait déjà du contenu, qui devrait suffire. Il affiche le numéro de téléphone et l’adresse e-mail définis pour le site.

Tous les autres champs servent à des cas très particuliers, qui ne sont généralement plus guère pertinents. Nous recommandons de les laisser tels quels.