E-Mail-Vorlagen
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Rentware automatisiert die Kommunikation mit deinen Kunden per E-Mail. Was genau darin steht, legst du in den E-Mail-Einstellungen fest.
Dort findest du die Box „Vorlage“. Das erste Feld ist die Auswahl „E-Mail-Typ“:
Damit wählst du aus, welche E-Mail du bearbeiten möchtest.
Du kannst zwischen den folgenden E-Mail-Typen wählen:
Bestätigungs-E-Mail Fußzeile Rechnungs-E-Mail Stornierungs-E-Mail Vertrags-E-Mail Geschenkkarten-E-Mail E-Mail zum Abholprotokoll E-Mail zum Abschlussprotokoll Benachrichtigungs-E-Mails SEPA-Zahlung fehlgeschlagen Zahlungserinnerung Wiederkehrende Bestätigungs-E-Mail Wiederkehrende Zahlung fehlgeschlagen Angebots-E-Mail
Auf diese gehen wir gleich einzeln ein. Schauen wir zuerst, was sie gemeinsam haben:
Intro-Bild
Für jede E-Mail-Vorlage kannst du ein eigenes Intro-Bild hochladen, üblicherweise verwendest du aber für alle dasselbe. Das Bild sollte ein Headerbild mit deinem Logo oder Branding sein. Es erscheint ganz oben in der E-Mail. Wir empfehlen dafür ein Bild mit einem Seitenverhältnis von 3,5 : 1 oder 4 : 1.
Sprache:
Wenn du mehrere Sprachen aktiviert hast, kannst du die Textinhalte für jede davon einrichten, indem du über die Auswahl „Sprache“ zwischen ihnen wechselst.
In diesem Beispiel sind Englisch | Großbritannien und Deutsch | Deutschland aktiviert. Wenn ein Kunde mit den auf Deutsch eingestellten Buchungs-Widgets bucht, erhält er die deutsche Version, bei auf Englisch eingestellten Widgets die englische.
Platzhalter:
In allen E-Mails kannst du Platzhalter verwenden, um Buchungs- oder Kundendaten auszugeben. Alle verfügbaren Platzhalter mit einer kurzen Erklärung findest du, wenn du auf die Schaltfläche „Platzhalter anzeigen“ direkt unter der Sprachauswahl klickst.
Wir sehen uns jetzt die wichtigsten Vorlagen an. Einige lassen wir aus, weil sie sehr speziell sind oder man sie meist am besten so lässt, wie sie sind. Wenn du Fragen dazu hast, kontaktiere uns bitte.
Bestätigungs-E-Mail: Das ist die wichtigste, denn sie erhalten deine Kunden, wenn sie eine Buchung erstellen. Sie bietet viele Optionen, und es gibt viel dazu zu sagen. Deshalb haben wir für diese Mail einen eigenen Artikel geschrieben: -> Buchungsbestätigung per E-Mail
Benachrichtigungs-E-Mail: Die Benachrichtigungs-E-Mails sind automatisiert und lassen sich so einrichten, dass sie im Verhältnis zu Beginn und Ende der Buchung ausgelöst werden. Um das genauer zu erklären, haben wir einen eigenen Artikel geschrieben: -> Benachrichtigungs-E-Mails
Fußzeile: Das ist eigentlich kein E-Mail-Typ, sondern ein Teil aller E-Mails. Es ist einfach ein Eingabefeld für die Fußzeile. Die Fußzeile erscheint ganz unten in allen E-Mails. Hier trägst du zum Beispiel Bankdaten ein. Wenn das für dich nicht relevant ist, kannst du sie auslassen.
Rechnungs-E-Mail: Die Rechnungs-E-Mail wird versendet, wenn du in einer Buchung auf Aktionen -> Rechnungs-E-Mail senden klickst. Die Rechnung ist immer angehängt. Hier gibt es meist nicht viel zu sagen, außer einer Begrüßung und ein paar netten Worten. Wenn du nichts anderes brauchst, kannst du einfach den Text belassen, den dein Account mitbrachte.
Vertrags-E-Mail: Wie die Rechnungs-E-Mail, nur mit dem Vertrag.
Stornierungs-E-Mail: Wie der Name sagt, wird diese E-Mail versendet, wenn du eine Buchung stornierst und dich entscheidest, eine Stornierungsbestätigung zu senden. Auch hier schreibst du in den meisten Fällen nur eine Begrüßung und ein paar freundliche Worte.