Benachrichtigungs-E-Mails

Benachrichtigungs-E-Mails dienen meist als Erinnerung für den Kunden.

Du findest sie in den E-Mail-Einstellungen.

Sie können so eingestellt werden, dass sie eine bestimmte Zeit vor oder nach dem Beginn oder Ende der Buchung versendet werden.

Wichtiger Hinweis: Diese E-Mails berücksichtigen auch den Buchungsstatus, um zu entscheiden, ob sie aktiv werden oder nicht.

Gehen wir sie einzeln durch:

Warnung vor bevorstehender Rückgabe:

Wenn aktiviert, wird diese E-Mail versendet, sobald die Zeitbedingung erfüllt ist und der Buchungsstatus auf „serving“ (in Nutzung) steht.

Wenn du die Zeitbedingung so einstellst:

und die Buchung um 16:00 Uhr endet, wird die E-Mail um 15:00 Uhr versendet. Die Warnung vor bevorstehender Rückgabe ist besonders bei mehrtägigen Buchungen sinnvoll, zum Beispiel bei einer Camper-Vermietung. Wenn du Camper vermietest, sind deine Kunden vielleicht ein oder zwei Wochen unterwegs. Wenn die Rückgabe ansteht, möchtest du sie eventuell daran erinnern, dass der Tank gefüllt und alles gereinigt sein muss.

Warnung vor verspäteter Rückgabe:

Wie oben, aber die Zeitbedingung prüft, ob seit dem Buchungsende eine bestimmte Zeit vergangen ist. Wenn du sie wie im Screenshot des obigen Beispiels einstellst und eine Buchung um 16:00 Uhr endet, wird diese E-Mail um 17:00 Uhr versendet, sofern die Buchung dann noch den Status „serving“ hat. Diese E-Mail wird eher selten genutzt, denn wenn ein Kunde zu spät ist, wartet man meist ab oder ruft ihn direkt an (oder schreibt eine Mail). Sie kann außerdem für Verwirrung sorgen, wenn der Kunde das Gemietete bereits zurückgebracht hat, du aber vergessen hast, den Buchungsstatus auf „completed“ (abgeschlossen) zu setzen. In diesem Fall kann das System nicht wissen, dass die Mail nicht nötig ist (weil in Wirklichkeit alles glattgelaufen ist), und versendet sie trotzdem.

Verzögerter Beginn (Delay serving):

Diese E-Mail wird ausgelöst, wenn der Buchungsstatus „booked“ (gebucht, grün) ist und der Buchungsbeginn bereits um eine bestimmte Zeit überschritten ist. Sie soll also den Fall abdecken, dass der Kunde sich bei der Abholung verspätet. Ähnlich wie die Warnung vor verspäteter Rückgabe kann diese Benachrichtigung für Verwirrung sorgen, wenn alles normal lief, du aber vergessen hast, den Buchungsstatus auf „serving“ zu setzen. Wir empfehlen daher, sie nur bei einem sehr konkreten Anwendungsfall zu nutzen.

Bevorstehende Abholung (empfohlen):

Diese Benachrichtigung ist sehr nützlich und hat fast keine Nachteile. Sie wird ausgelöst, wenn der Buchungsstatus „booked“ (gebucht, grün) ist und bis zum Buchungsbeginn noch eine bestimmte Zeit verbleibt.

Mit dieser E-Mail kannst du den Kunden vor der Abholung an etwas erinnern. Ein Beispiel: # Hallo #{{Customer.FullName}}, <br>

deine Buchung beginnt in einer Stunde. Wir möchten dich daran erinnern, dass die Kaution (#{{Order.TotalDeposit}}) in bar zu zahlen ist. Bitte halte den entsprechenden Betrag bereit.