Aktionen
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Im Bereich „Aktionen“ deiner Buchung findest du viele Möglichkeiten, mit der Buchung zu arbeiten.
Dieser Bereich dreht sich vor allem um Dokumente, E-Mails und die Stornierung einer Buchung.
Er enthält die Optionen, Verträge, Rechnungen sowie Abholungs- und Rückgabeprotokolle zu erzeugen und sie über die vordefinierten E-Mails (siehe Bereich E-Mails) an die E-Mail-Adresse aus den Kundendaten der Buchung zu senden.
Du kannst sie außerdem jederzeit herunterladen, um das PDF lokal zu speichern.
Bei den Dokumenten (Vertrag, Protokolle usw.) ist eines wichtig:
Versionierung
Sobald ein Dokument erstellt wurde, ändert sich sein Inhalt nicht automatisch, wenn du die Buchung änderst. Wenn du zum Beispiel einen Vertrag erzeugst und den Kunden unterschreiben lässt (mit der Funktion „Kundenunterschrift für Vertrag“), bleibt dieser Vertrag immer gleich. Änderst du anschließend den Zeitraum der Buchung oder den Inhalt des Warenkorbs, wird das nicht automatisch im Vertrag übernommen. Du musst auf „Vertrag neu erzeugen“ klicken, um einen neuen Vertrag ohne die Kundenunterschrift zu erhalten.
Der Kunde kann dann den neuen Vertrag unterschreiben. Alle Versionen kannst du jederzeit ansehen, indem du auf „Vertrag herunterladen“ klickst.
Dasselbe gilt für Protokolle.
Rechnungen
Rechnungen verhalten sich anders, weil sie sich nicht wirklich ändern lassen. Sobald du eine Rechnung erzeugt hast, kannst du den Buchungszeitraum oder den Warenkorb nicht mehr ändern. Es gibt also keine früheren Versionen einer Rechnung, denn eine Rechnung ist immer endgültig. Änderbar sind die Kundendaten (wenn zum Beispiel ein falscher Name eingetragen wurde). Diese Änderung übernimmst du in die Rechnung, indem du erneut auf „Rechnung erzeugen“ klickst.
Unter Aktionen findest du außerdem die Funktion „Bestätigungsmail senden“, die die Buchungsbestätigung so versendet, wie sie unter Einstellungen -> E-Mails festgelegt ist. (https://app.rentware.io/settings/emails).
Stornierung der Buchung
Unter Aktionen findest du auch die Option „Buchung stornieren“. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zu Buchungsstornierungen.