Buchungsbestätigung per E-Mail

Die Buchungsbestätigung ist wohl die wichtigste Kommunikation mit deinen Kunden. Der Kunde erhält sie bei der Buchung, und sie enthält die gebuchten Artikel, den Buchungszeitraum und den Mietpreis.

Du findest sie in den E-Mail-Einstellungen.

Sie bietet einige Optionen in Form von Checkboxen, damit sie zu verschiedenen Anwendungsfällen passt. Schauen wir uns die einmal an:

Vertrag an E-Mail anhängen Ist diese Box aktiviert, wird ein Vertrags-PDF erzeugt und an die E-Mail angehängt. Mehr zu diesem Vertrags-PDF findest du in unserem Artikel: -> Dokumente

AGB an E-Mail anhängen Wie die obige Einstellung, nur mit einem PDF der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Auch hier findest du mehr dazu in unserem Artikel: -> Dokumente

QR-Code an E-Mail anhängen Ist diese Box aktiviert, wird ein QR-Code an die E-Mail angehängt. Als Rentware-Nutzer kannst du diesen QR-Code scannen, wenn der Kunde ankommt, und springst direkt in die Buchung. Das funktioniert, wenn du Rentware auf einem Smartphone oder Tablet nutzt, über die -> QR-Code-Funktion

Nicht automatisch an Kunden senden Ist diese Box aktiviert, wird die E-Mail nicht automatisch an den Kunden gesendet. Sie wird nur verschickt, wenn du in die Buchung gehst und sie über Aktionen -> Bestätigungsmail senden selbst versendest. Das nutzt man, wenn man Rentware verwendet, um Buchungsanfragen zu sammeln, die man erst prüfen muss, bevor man sie dem Kunden bestätigt. Das ist eher ein Nischenfall und nur für B2B-Fälle relevant. Sobald du Online-Zahlungen anbietest und generell in fast allen B2C-Fällen sollte diese Box deaktiviert sein.

Nicht automatisch an Kanäle senden Wie oben, betrifft aber den Versand der E-Mail an die Kanäle (E-Mail-Weiterleitung). Wir empfehlen in der Regel, diese Einstellung deaktiviert zu lassen. Mehr dazu in unserem Artikel: -> E-Mail-Weiterleitung

Rechnung bei Buchung erstellen und mit der Buchungsbestätigung senden Ist diese Box aktiviert, wird beim Erstellen der Buchung automatisch eine Rechnung erzeugt und an die Bestätigungsmail angehängt. Wir empfehlen dringend, das deaktiviert zu lassen. Das Problem: Sobald eine Rechnung existiert, kannst du die Buchung nicht mehr bearbeiten. Du könntest also weder Zeitraum noch Artikel oder Kosten ändern. Wenn du keinen ganz bestimmten Grund für diese Funktion hast, lass die Box also deaktiviert.

iCal an E-Mail anhängen Ist diese Box aktiviert, wird eine iCal-Datei an die E-Mail angehängt. Mit einem Klick darauf öffnet sich der Kalender des Kunden, und er kann den Termin sofort als Kalendereintrag speichern. Das ist Geschmackssache: Manche mögen die iCal-Datei, andere sind davon eher irritiert. Du kannst sie an- oder ausschalten, den meisten Kunden ist das ziemlich egal.

Unterartikel-IDs anzeigen Ist diese Box aktiviert, werden die konkreten IDs des gebuchten Artikels in der E-Mail angezeigt. Hast du zum Beispiel den Artikel „Porsche Taycan“ mit 2 Unterartikeln, vergibst du diesen Unterartikeln üblicherweise eine ID als klare Kennung. Bei Autos wäre das das Kennzeichen. Diese Box legt fest, ob diese ID (hier das Kennzeichen) in der Mail angezeigt wird oder nicht. Wenn du unsicher bist (oder glaubst, dass es für dich nicht relevant ist), lass die Box einfach deaktiviert.

Schauen wir uns nun die

Textfelder

an. Dir stehen mehrere Textfelder zur Verfügung, deren Inhalt an unterschiedlichen Stellen der Bestätigungsmail erscheint.

Der Kürze halber betrachten wir nur die wichtigsten:

Intro: Das ist das wichtigste Feld. Hier steht üblicherweise eine Begrüßung und relevante Informationen für den Kunden. Dein Account enthält bereits einen Beispieltext, der meistens schon ausreicht. Wenn du aber bestimmte Informationen weitergeben möchtest, kannst du sie hier ergänzen. Das kann etwas zu deinem Ablauf sein, ein Google-Maps-Link zu deinem Standort, ein Erklärvideo usw.

Adresse: Dieses Feld erscheint unten links in der E-Mail. Dein Account enthält bereits einen Inhalt für dieses Feld

#{{Location.Label}}<br> #{{Location.Street}} #{{Location.HouseNumber}}<br> #{{Location.ZipCode}} #{{Location.City}}<br>

und wir empfehlen in der Regel, es dabei zu belassen. So werden Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt deines Standorts in die Mail gedruckt. Wenn du möchtest, kannst du Informationen ergänzen, zum Beispiel einen Google-Maps-Link.

Kontakt: Dieses Feld erscheint in der E-Mail neben der Adresse. Auch hier enthält dein Account schon einen Inhalt, der normalerweise genügt. Er gibt die Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus, wie sie im Standort hinterlegt sind.

Alle anderen Felder werden nur für ganz spezielle Anwendungsfälle genutzt, die meist nicht mehr relevant sind. Wir empfehlen, sie einfach so zu lassen, wie sie sind.