Daten für die Buchhaltung exportieren / importieren
Gibt es eine Integration / Schnittstelle zu Datev oder anderen Buchhaltungssystemen?
Es gibt in Rentware keine zertifizierte Datev-Schnittstelle, aber die Möglichkeit, in Rentware erstellte Rechnungen automatisiert an Datev oder andere Buchhaltungssysteme zu senden und/oder einen CSV- oder Excel-Export auf Knopfdruck zu erstellen, der als Excel- bzw. ASCII-Import beispielsweise monatlich importiert werden kann.
Es gibt grundsätzlich 2 Wege:
1. Die Rechnung in Rentware generieren und parallel zur Rechnungs-E-Mail an den Kunden automatisch mit der Rentware E-Mail-Weiterleitungsfunktion an das Rechnungsausgangspostfach von Datev senden. Die Weiterleitung kann man hier einstellen (E-Mail-Typ „Rechnung“): https://app.rentware.io/settings/channels
Mehr Details siehe weiter unten:
Wie kann ich meine Ausgangsrechnungen automatisiert nach Datev übergeben?
und
Wie kann ich meine Ausgangsrechnungen automatisiert nach Lexware / Lexoffice übergeben?
2. Periodisch den Excel-Export unter https://app.rentware.io/metrics/datev-revenue nutzen und als CSV, Excel oder ASCII importieren.
Damit sinnvolle Buchungsstapel erzeugt werden, sollten vorab:
– unter https://app.rentware.io/settings/system bei den Steuersätzen die Umsatzkonten hinterlegt werden,
– unter https://app.rentware.io/settings/accounting ggf. weitere Kontierungen hinterlegt werden.
Man kann auch auf Artikelebene in den Spezifikationen unter „Buchhaltung“ Kontierungen, Kostenstellen und Warengruppen hinterlegen.
Hinweis: Der Export beinhaltet keine Belegbilder, sodass zusätzlich die automatische Weiterleitung der Rechnungen an Datev sinnvoll sein kann.
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Datev Unternehmen online
Wie kann ich meine Ausgangsrechnungen automatisiert nach Datev übergeben?
In Datev Unternehmen online findest du deine individuelle E-Mail-Adresse für den Belegimport für deine Ausgangsrechnungen, die du in Rentware erstellt und an den Kunden gesendet hast, hier:
1. Anwendung öffnen: Melde dich an und wähle die Anwendung Belege (oder Belege online).
2. Einstellungen aufrufen: Klicke in der Übersicht oben auf das Zahnrad-Symbol für Einstellungen.
3. Upload Mail konfigurieren: Wähle in der Navigation den Punkt Upload Mail und klicke auf Konfigurieren.
4. Dort kannst du deine persönliche Adresse generieren oder einsehen. Sie endet in der Regel auf `@uploadmail.datev.de`.
5. Aktivieren: Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail an die eingetragene Adresse. Klicke dort auf den Aktivierungslink.
6. Zieladresse kopieren und später in Rentware in den E-Mail-Weiterleitungen beim Kanal Rechnung hinterlegen: Nach der Bestätigung wird dir in den Einstellungen die individuelle DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse angezeigt. Diese endet meist auf `@uploadmail.datev.de`.
7. Lege zusätzlich fest, von welcher Absender-E-Mail-Adresse aus du Belege an diese Inbox senden darfst. Nur E-Mails von dort hinterlegten Adressen werden vom System akzeptiert. Hier musst du als Absenderadresse `noreply@mg-eu.rentware.io` angeben, da von dieser Adresse die Rechnungen an Kunden und Datev gesendet werden.
Sobald Rentware eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung im Anhang an diese Adresse sendet, erscheint das Dokument automatisch in Datev im Bereich Belege – Rechnungsausgang zur weiteren Bearbeitung.
Im nächsten Schritt musst du in Rentware bei den E-Mail-Weiterleitungen unter https://app.rentware.io/settings/channels einen neuen Kanal für den Nachrichtentyp „Rechnung“ einrichten.
– Füge dort als Empfänger deine vorher in Datev angelegte E-Mail-Adresse mit der Endung `@uploadmail.datev.de` ein.
– Stelle sicher, dass du bei Kategorien und Objekte die Produktkategorien hinterlegst, für die die Rechnungen gesendet werden sollen.
Sobald der Kanal angelegt ist, sendet Rentware für jede Rechnungs-E-Mail, die an deine Kunden versendet wird, automatisch eine Kopie an die von dir angegebene Datev-Rechnungsausgangs-Adresse.
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Lexoffice:
Wie kann ich meine Ausgangsrechnungen automatisiert nach Lexware / Lexoffice übergeben?
In Lexoffice findest du deine individuelle E-Mail-Adresse für den Belegimport für deine Ausgangsrechnungen, die du in Rentware erstellt und an den Kunden gesendet hast, in den Einstellungen unter dem Punkt Belegempfang.
Hier sind die Schritte, um die Adresse in Lexoffice zu finden oder einzurichten:
1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
2. Wähle den Menüpunkt Belegempfang aus.
3. Dort kannst du deine persönliche Adresse generieren oder einsehen. Sie endet in der Regel auf @inbox.lexware.email.
4. Lege zusätzlich fest, von welcher Absender-E-Mail-Adresse aus du Belege an diese Inbox senden darfst. Nur E-Mails von dort hinterlegten Adressen werden vom System akzeptiert. Hier musst du als Absenderadresse noreply@mg-eu.rentware.io angeben, da von dieser Adresse die Rechnungen an Kunden und Lexware gesendet werden.
Sobald Rentware eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung im Anhang an diese Adresse sendet, erscheint das Dokument automatisch in Lexoffice im Bereich Belege zur weiteren Bearbeitung.
Im nächsten Schritt musst du in Rentware bei den E-Mail-Weiterleitungen unter https://app.rentware.io/settings/channels einen neuen Kanal für den Nachrichtentyp „Rechnung“ einrichten.
– Füge dort als Empfänger deine vorher in Lexoffice angelegte E-Mail-Adresse mit der Endung @inbox.lexware.email ein.
– Stelle sicher, dass du bei Kategorien und Objekte die Produktkategorien hinterlegst, für die die Rechnungen gesendet werden sollen.
Sobald der Kanal angelegt ist, sendet Rentware für jede Rechnungs-E-Mail, die an deine Kunden versendet wird, automatisch eine Kopie an die von dir angegebene Lexoffice-Adresse.